Bedoya Goyes Abogados
Bogotá D.C.03 de abril de 2020
ASUNTOS CORPORATIVOS.
Considerando a la situación de emergencia sanitaria y la coyuntura económica causada por el Covid-19, el Gobierno Nacional por medio de la Superintendencia de Sociedades a definido plazos para el cumplimiento de los deberes de reporte ante dicha entidad y de ampliación del plazo de para el cumplimiento de las obligaciones corporativas:
Circular Externa 100-000003 de 17 de marzo de 2020, Presentación de Estados Financieros:
“Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio, sin necesidad de orden expresa de carácter particular emitida por esta entidad, por mandato de¡artículo 289 del Código de Comercio.
Las Entidades Empresariales en inspección,a las que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, dirigido a la dirección o email de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, están obligadas a remitir los estados financieros a 31 de diciembre de 2019, por mandato del artículo 83 de la Ley 222 de 1995”(Circular Externa No. 201- 000008 del 22 de noviembre
de 2019).
Circular Externa 100-000004 del 24 de marzo de 2020 que dio alcance al Decreto 434 de 2020, en lo referente ala asamblea general de accionistas y junta de socios:
El artículo 5 del Decreto 434 de 2020 definió nuevos parámetros para la celebración de la reunión ordinaria de la asamblea de accionistas o junta de socios en los siguientes términos:
Artículo 5. Reuniones ordinarias de asamblea. reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 que trata artículo 422 Código de Comercio podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de que trata el inciso anterior, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.
Parágrafo.Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicarlas reglas previstas en el presente artículo en la realización de reuniones presenciales, no presenciales o mixtas de sus órganos colegiados.
En desarrollo de lo anterior destacamos:
1. La reunión ordinaria podrá celebrarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020 que prevé una duración de 30 días calendario, esto quiere decir, que, salvo extensión del plazo indicado,la asamblea podrá convocarse y realizarse hasta el 17 de mayo de 2020.
2.La convocatorio y la reunión del máximo órgano social sin excepción podrá hacerse de forma virtual.
En desarrollo de lo anterior y como lo menciona la Circular Externa 100-000004 del 24 de marzo de 2020, se pueden presentar las siguientes eventualidades:
1. Convocatoria pendiente: Las sociedades supervisadas que no hayan convocado a la reunión ordinaria del máximo órgano social, podrán optar por acogerse al nuevo plazo previsto en el Decreto 434 de 2020 para realizar la reunión ordinaria del ejercicio 2019.
2. Convocatoria realizada pero devenida imposible: Las sociedades supervisadas que en los términos de la Circular Externa 100- 00002 de 2020, no hayan podido o no puedan reunirse por haberse presentado una imposibilidad para hacerlo, deberán realizar la nueva convocatoria acogiéndose a lo previsto por el Decreto 434 de 2020.
3.Convocatoria realizada, pero en la que se pretende hacer uso del plazo señalado en el Decreto 434 de 2020: Las sociedades que hayan realizado una convocatoria para la reunión ordinaria podrán en todo caso decidir aplazar la fecha de la reunión ordinaria y realizarla acogiéndose a lo previsto en el artículo 5 del Decreto 434 de 2020.En ese sentido, deberán enviar una comunicación a los socios informando que se la reunión se va a aplazar y se han acogido al nuevo plazo, haciéndolo por el mismo medio que utilizaron para la convocatoria.
En desarrollo de lo anterior, y para la realización de las reuniones de forma virtual, nos remitimos a lo indicado en la Circular Externa 100-00002 de 2020 del 17 de marzo de 202, el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 y la Ley 222 de 1995, dela cual destacamos los siguientes puntos:
1.A efectos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, se entenderá que la expresión, "todos los socios o miembros" allí contenida,hace referencia a aquellos socios o miembros de la Junta Directiva que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo determine la ley o los estatutos, por lo cual, conforme a la normatividad vigente, en este tipo de reuniones no es necesaria la participación de todos los socios o miembros de la Junta Directiva;
2.Se deberá dar aplicación a las reglas en materia de convocatoria,quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos;
3. Existe la posibilidad de adelantar reuniones mixtas,conforme se determine en la convocatoria, esto es, aquellas en las que algunos de sus participantes asistan físicamente (presenciales) y otros virtualmente(no presenciales);
4.La convocatoria a las reuniones no presenciales o mixtas deberá señalar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva para la participación virtual, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente encaso de que la reunión sea mixta;
5.Para la realización de este tipo de reuniones, el representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta
directiva, según el caso, para lo cual podrá solicitar que el participante presente ante la cámara su documento de identificación;
6. Adicionalmente, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad de¡ quórum que sea requerido para el inicio de la reunión,y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación.
En los términos expuestos, respetuosamente los invitamos a estar atentos a los plazos de cumplimiento de las obligaciones legales. Sin perjuicio de la información acá indicada, es importante que los contribuyentes verifiquen sus vencimientos en las normas citadas. Lo anterior, considerando que el presente documento solamente es una guía informativa y bajo ninguna responsabilidad el presente Boletín se puede entender como una asesoría personalizada, ni asume Bedoya Goyes Abogados SAS, responsabilidad alguna por la información acá descrita.
Cualquier duda o aclaración con gusto será atendida.